PROCESSING OF PERSONAL DATA
SUPPLIER’S REPORT
In accordance with clause n. 13 Regulation UE 2016/679 (GDPR)
In accordance with art. 13, clause 2, of Regulation UE n. 2016/679 (GDPR – General Data Protection Regulation) and the rules of the Law n. 196/2003 and its following modifications, in order to guarantee a correct and transparent processing of personal data, the following information is given to whom it may concern.
1 – DEFINITIONS
For the purpose of the present report it stands for:
«personal data»: any information regarding a physical person, identified or identifiable («person involved»); it is considered identifiable the physical person who can be identified, directly or indirectly, with particular reference to an identifier such as the name, an identification number, data regarding the location, an identifier online or to one or more elements characterizing its physical identity, its physiological, its genetic, its psychological, its cultural, its economical, its cultural or its social;
«processing»: any operation or set of operations, accomplished with or without the assistance of automated processes and applied to personal data or set of personal data, such as the collection, the registration, the organization, the structuring, the preservation, the adaptation or the modification, the extraction, the consultation, the use, the communication through transmission, diffusion or any other form of provision, the comparison or the interconnection, the limitation, the cancellation or the destruction;
«holder of the processing»: the legal person who determines the purposes and the means of the processing of personal data;
«responsible of the processing»: the physical or legal person, the service or other organization which processes personal data on behalf of the controller of the processing;
«individual in charge of the processing»: employee or partner, who, authorized by the holder of the processing or the responsible of the processing, processes or materially uses personal data, on the basis of the instructions given by the holder itself (and/or the responsible);
«person involved»: physical person, identified or identifiable to whom the personal data are referred. For the purposes of the present report the person involved is identified as the physical person of the customer, or the physical person corresponding or operating in the name and on behalf of the individual company customer – or enterprise-, or the legal person (company, limited company).
2 – HOLDER OF THE PROCESSING
The company MR COLLECTION MODELS S.r.l., located in Gerenzano (VA), Via Borsellino, 28 – P. IVA/C.F. 03259140121, contacts: Tel. +39 0296481462, Fax +39 0296489570, E-mail info@mrcollection.com, behaves as the Holder of the Processing (further Company or Holder of the Processing), to be intended as subject who determines the purposes and the means of the processing of the personal data regarding the person involved.
3 – TREATED DATA
The Holder of the Processing treats the personal data given from the person involved (e.g. vital statistics, email address, banking data), at the beginning of the stipulation and during the execution of the contractual relationship. Particular categories of personal data (sensitive data) are not treated.
4 – LEGAL BASIS OF THE PROCESSING
The conferment of personal data occurs on the basis of contractual duties and legal duties, in relationship with the stipulation of a contract that binds the Company to the Customer.
5 – PURPOSES OF THE PROCESSING OF DATA
The Holder of the processing treats the personal data of the person involved for the following purposes: acquisition of pre-contractual data; fulfillment of the obligations related to the contract; management of the clientele; execution of the operations necessary for handling the orders and other requests; organizational and productive necessities; administrative-accounting and fiscal fulfillments; activities related to the banking and credit sector; provision of documents requested by rules and regulations; management of the controversy.
6 – HOW DATA ARE TREATED
In relationship to the purposes shown above, the processing of data occurs both through the assistance of information technologies or automatized instruments, and on paper form, with instruments suitable for guarantying the security and the privacy, observing adequate technical and organizational measures.
7 – SUBJECTS TO WHOM DATA ARE REFERRED
The Holder of the processing treats the personal data of the person involved by means of its individuals in charge of the processing. The personal data of the person involved can also be reffered, as a matter of duty and necessity for the development of the contractual relationship, instituted or to be instituted, or in compliance with what is required by rules and regulations, to fiscal consultants and/or public authorities. They can also be referred, within the strictly necessary limits, to service providers of orders deliveries, to banking and insurance institutions, to officers. The Holder of the processing can also avail itself of service providers, appointed in charge of the processing. The personal data of the person involved can therefore be treated on behalf of the Holder of the processing by providers of informatics and archiving data services. The individuals responsible for the processing, appointed in accordance with art. 28 GDPR, are bound by contract to the privacy and the protection of the personal data received.
8 – RIGHTS OF THE PERSON INVOLVED
The person involved has the right to ask to the Holder of processing the access to the personal data, the update, the adjustment or, if there is the interest, the integration of the data concerning itself; to obtain the cancellation of those or the limitation in the processes concerning them or to take position against the processing of them, in addition to the right to the portability of data, in accordance with art. 15-20 GDPR. The requests can be forwarded to the contact information of the Holder of the processing shown above.
9 – TERMS OF PRESERVATION OF PERSONAL DATA
The personal data collected in accordance with the present report are preserved for a period equal to the duration of the contract and for 10 years after the end, the resolution or termination of it, without prejudice to the cases in which the preservation for a longer period is needed for potential controversies, requested by the authorities in charge or in accordance with the legislation applicable.
At the end of the period of preservation, the data will be cancelled.
10 – RIGHT OF COMPLAINT
The person involved has the right to submit a complaint to the Data Protection Supervisor, should the conditions apply.
11 – REQUIREMENT COMMUNICATION OF PERSONAL DATA
The communication of personal data is a necessary requirement for the conclusion of the contract. In case of lacking communication of data, it will not be possible to proceed with its execution.
12 – MODIFICATIONS AND UPDATES
The present report is up-to-date to the date shown below. The Holder of the processing can produce modifications and/or updates to it, in case of potential normative updates and/or modifications.
Report updated on the 24th May 2018
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
INFORMATIVA per il FORNITORE
ex art. 13 Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
In ossequio all’art. 13, comma 2, del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR – Regolamento generale sulla protezione dei dati) e alle norme di cui al D.lgs. n. 196 del 2003 e sue successive modifiche, al fine di garantire un trattamento dei dati personali corretto e trasparente, si forniscono all’interessato le seguenti informazioni.
1 – DEFINIZIONI
Ai fini della presente informativa s’intende per:
«dato personale»: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
«trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
«titolare del trattamento»: la persona giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali;
«responsabile del trattamento»: la persona fisica o giuridica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;
«incaricato del trattamento»: il dipendente o il collaboratore che, autorizzato dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento, elabora o utilizza materialmente i dati personali, sulla base delle istruzioni ricevute dal titolare medesimo (e/o dal responsabile);
«interessato»: persona fisica identificata o identificabile cui si riferiscono i dati personali. Ai fini della presente informativa l’interessato è identificato come fornitore persona fisica, o persona fisica coincidente o operante in nome e per conto di fornitore ditta – o impresa – individuale, o persona giuridica (società di persone, società di capitali).
2 – TITOLARE DEL TRATTAMENTO
La Società MR COLLECTION MODELS S.r.l. con sede in Gerenzano (VA), Via Paolo Borsellino, 28 – P. IVA/C.F. 03259140121, dati di contatto: Tel. +39 0296481462, Fax +39 0296489570, E-mail info@mrcollection.com, agisce in qualità di Titolare del trattamento (di seguito Società o Titolare del trattamento), da intendersi come soggetto che determina le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali relativi all’interessato.
3 – DATI TRATTATI
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali forniti dall’interessato (es. dati anagrafici, indirizzo e-mail, dati bancari), all’inizio della stipulazione e nel corso dell’esecuzione del rapporto contrattuale. Non sono trattate categorie particolari di dati personali (dati sensibili).
4 – BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il conferimento dei dati personali avviene sulla base di obblighi contrattuali e di obblighi di legge, in relazione alla stipulazione di un contratto che obbliga la Società al fornitore.
5 – FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dell’interessato per le seguenti finalità: acquisizione dati pre-contrattuali; adempimento delle obbligazioni connesse al contratto; gestione dei fornitori; svolgimento delle operazioni necessarie per evadere ordini e altre richieste; esigenze di natura organizzativa e produttiva; adempimenti amministrativo-contabili e fiscali; attività connesse al settore bancario e creditizio; predisposizione di documenti richiesti da norme e regolamenti; gestione del contenzioso;
6 – COME VENGONO TRATTATI I DATI
In relazione alle sopra indicate finalità, il trattamento dei dati avviene sia tramite l’ausilio di strumenti informatici o automatizzati sia su supporto cartaceo, con strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, osservando adeguate misure tecniche ed organizzative.
7 – SOGGETTI A CUI VENGONO COMUNICATI DATI PERSONALI
Il Titolare del trattamento tratta i dati personali dell’interessato per mezzo di propri incaricati del trattamento. I dati personali dell’interessato possono inoltre essere comunicati, in via obbligatoria e necessaria allo svolgimento del rapporto contrattuale instaurato o da instaurare, o in ottemperanza a quanto prescritto da norme e regolamenti, a consulenti fiscali e/o ad Enti pubblici. Potranno inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a fornitori di servizi di trasporto merci, a istituti bancari e assicurazioni, ad agenti. Il Titolare del trattamento può avvalersi inoltre di fornitori di servizi nominati responsabili del trattamento. I dati personali dell’interessato possono quindi essere trattati per conto del Titolare del trattamento da fornitori di servizi informatici o di archiviazione dati. I responsabili del trattamento nominati ex art. 28 GDPR sono vincolati da contratto alla riservatezza e protezione dei dati personali conferiti.
8 – DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, l’aggiornamento, la rettifica o, se ne ha interesse, l’integrazione dei dati che lo riguardano; ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione dei trattamenti che lo riguardano o di opporsi al trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati, ai sensi degli articoli 15-20 GDPR. Le richieste possono essere inoltrate ai dati di contatto del Titolare del trattamento sopra indicati.
9 – TERMINE DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
I dati personali raccolti ai sensi della presente informativa vengono conservati per un periodo pari alla durata del contratto e per i 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo più ampio sia necessitata da eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.
Alla cessazione del periodo di conservazione i dati saranno cancellati.
10 – DIRITTO DI RECLAMO
L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali, ove ne sussistano i presupposti.
11 – REQUISITO COMUNICAZIONE DI DATI PERSONALI
La comunicazione dei dati personali è un requisito necessario per la conclusione del contratto. In caso di mancata comunicazione dei dati non sarà possibile procedere con la sua esecuzione.
12 – MODIFICHE E AGGIORNAMENTI
La presente informativa è aggiornata alla data sotto indicata. Il Titolare del trattamento potrà apportare modifiche e/o integrazioni alla stessa, in caso di eventuali aggiornamenti e/o modifiche normative.
Informativa aggiornata in data 24 maggio 2018